Làm thế nào để chuyển văn phòng

Di chuyển văn phòng là việc khó khăn. Nhưng nó chỉ là một quá trình giống như bất kỳ công việc nào khác, có thể được chia thành một loạt các bước thực hiện đơn giản gắn với sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ. Thực hiện đúng quy trình, bạn có thể đảm bảo việc di chuyển văn phòng đáp ứng nhu cầu về thời gian, tiết kiệm ngân sách và tránh những rắc rối không đáng có.

1.   Tìm kiếm địa điểm đặt văn phòng 
Xác định chính xác động cơ để bạn di chuyển văn phòng. Để tìm thấy một vị trí tốt đặt văn phòng, đầu tiên bạn nên suy nghĩ về việc tại sao bạn lại phải chuyển đi? Bạn có thể tìm kiếm một địa điểm sẽ giúp bạn phát triển công ty của mình hoặc dễ dàng hơn trong việc tiếp cận thị trường khách hàng mục tiêu. Hay chỉ đơn giản do hết hạn thuê văn phòng và đối tác không tiếp tục thỏa thuận hợp đồng mới. Di chuyển văn phòng là một sự thay đổi lớn, những thay đổi kiểu này có thể mang đến rủi ro trong kinh doanh. Nên chắc chắn rằng bạn biết chính xác lý do tại sao việc chuyển đi là cần thiết cho doanh nghiệp của mình.
Một số lý do phổ biến hơn cho việc di chuyển một văn phòng là:
-         Chi phí sở hữu (thuê) thấp hơn: chi phí bất động sản có thể tăng cao đối với một số doanh nghiệp khi đó nó là một trong những lý do lớn để chuyển đến một địa điểm mới. Bạn có thể tìm kiếm một địa điểm rẻ hơn hoặc một vị trí mà có tiền thuê tương tự nhưng tiện nghi tốt hơn.
-         Bạn thấy nhiều yếu tố bất lợi cho hoạt động của văn phòng: vị trí xa xôi, giao thông kém, khó thu hút nhân sự chất lượng cao, thường xuyên phải di chuyển quãng đường dài... khi đó việc chuyển đến một vị trí trung tâm, thuận lợi hơn có thể giúp cải thiện tình hình hoạt động của văn phòng trở nên tốt hơn, đem lại tiện ích cho nhân viên.
-         Dễ dàng tiếp cận thị trường mục tiêu của công ty: địa điểm hiện tại không đáp ứng đủ mục tiêu của bạn về doanh thu hoặc khả năng mở rộng thị trường mục tiêu. Điều này buộc bạn phải tính đến việc tìm vị trí mới, giúp công ty kinh doanh hiệu quả hơn.
-         Cải thiện lối sống và văn hóa của doanh nghiệp: Bạn đang tìm kiếm một vị trí mới gần nhà bạn hoặc nhà của nhân viên chủ chốt của mình. Bạn cũng có thể muốn di chuyển văn phòng về khu vực có cơ sở hạ tầng tốt hơn với các tiện nghi như khu vực ngoài trời, lưới điện, đường truyền internet tốc độ cao, gần địa điểm ăn uống thuận lợi...
-         Cơ hội cho tăng trưởng kinh doanh: Bạn nhận ra văn phòng cũ không phải là nơi tốt nhất để phát triển doanh nghiệp của bạn. Hoặc có thể bạn cảm thấy vị trí hiện tại của văn phòng làm hạn chế tiềm năng tăng trưởng kinh doanh.
Hãy xem xét các yêu cầu cho văn phòng mới. Bạn nên họp với đội ngũ quản lý của mình và xác định chính xác những gì bạn yêu cầu về không gian mới. Điều này có thể định hướng không gian văn phòng cho nhân viên mới, các phòng hội nghị lớn, khu nhà kho, hoặc tăng diện tích cửa hàng trưng bày – bán sản phẩm... Bạn nên xem xét nhu cầu của doanh nghiệp và làm thế nào các văn phòng mới có thể giúp mình thực hiện đầy đủ những nhu cầu này.

2.   Thuê đơn vị môi giới bất động sản
Đơn vị môi giới bất động sản sẽ giúp bạn tìm thấy ddiaj điểm đáp ứng yêu cầu của bạn tốt hơn so với việc tự phải tìm kiếm địa điểm mới. Một nhà môi giới tốt có thể giúp bạn tìm thấy một địa điểm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn mà không vượt quá ngân sách đề ra. Một khi đã xác định được những yêu cầu của địa điểm mới, hãy tìm một nhà môi giới chuyên nghiệp và am hiểu.

3.   Thảo luận về các địa điểm có thể chuyển đến với nhân viên và các bên liên quan
Bạn nên thông báo đến các nhân viên và các bên liên quan về quyết định lớn này, vì nó sẽ có tác động lớn đến họ. Tổ chức một cuộc họp với nhân viên của bạn, nơi bạn trình bày một số địa điểm dự kiến cho việc di chuyển. Bạn nên thảo luận về những ưu và khuyết điểm của từng vị trí, hình ảnh của không gian, cơ sở vật chất – hạ tầng, giao thông... Khuyến khích nhân viên chia sẻ những suy nghĩ và quan điểm của mình xung quanh các vị trí tiềm năng.
Bạn nên chuẩn bị một bài thuyết trình cho các bên liên quan trong công ty về việc di dời. Chỉ cho họ những ưu và khuyết điểm, cũng như hình ảnh... Sau đó nhận sự tư vấn của họ cho vị trí mà họ cho là tốt nhất cho doanh nghiệp.
Trong một số trường hợp, bạn có thể phải tham khảo ý kiến với các nhân viên của bạn và các bên liên quan về việc chuyển địa điểm văn phòng. Bạn cũng có thể cần phải thông báo với các đoàn thể, nhà quản lý, công ty mẹ, các thành viên hội đồng quản trị của bạn, và người đứng đầu bộ phận của bạn.

4.   Ngân sách cho các chi phí di chuyển
Dù có thể vận dụng các phương thức khác nhau cho việc di chuyển văn phòng để tiết kiệm tiền bạc tuy nhiên điều này có thể dẫn đến những sai lầm, tốn kém hoặc mất thời gian.. Hãy làm việc với bộ phận quản lý văn phòng và tài chính của bạn để chuẩn bị một khoản ngân sách cho việc di chuyển.. Ngân sách phải bao gồm di chuyển chi phí như:
-         Các chi phí vật tư di chuyển, chẳng hạn như hộp, băng keo, túi, vận tải...
-         Chi phí thuê máy móc tháo dỡ, nâng hạ chuyên nghiệp... Nhiều công ty tránh những sai lầm trong quá trình di chuyển bằng cách thuê các công ty chuyển văn phòng chuyên nghiệp để di chuyển các hạng mục, thiết bị văn phòng nặng, cồng kềnh...
-         Chi cho công ty trong thời gian di chuyển. Bạn nên suy nghĩ về cách thức kinh doanh sẽ hoạt động trong thời gian di chuyển và đảm bảo có đủ khả năng một vài ngày không hoạt động trong khi văn phòng được thiết lập ở địa điểm mới.

5.   Xây dựng  kế hoạch chuyển văn phòng
Giúp nhân viên làm quen với việc sẽ chuyển đi bằng cách bố trí cho họ làm quen với các chuyến công tác dài ngày. Hãy cố gắng làm điều này ít nhất là sáu tháng đến mười hai tháng trước khi di chuyển, đặc biệt là nếu bạn đang di chuyển một văn phòng lớn với một số lượng lớn các nhân viên.
Bạn có thể chọn một người có năng lực làm người chỉ huy đội di chuyển hoặc bạn có thể đề nghị một vài cá nhân ở các vị trí quản lý điều hành các đội di chuyển. Gán vai trò cho các nhân viên sẽ giúp đảm bảo việc di chuyển trở nên dễ dàng hơn.
Người chỉ huy di chuyển phải đủ cao cấp để đưa ra quyết định và là người có khả năng đa tác vụ. Bạn cũng nên chắc chắn rằng người này có thể thúc đẩy và giao tiếp tốt với các nhân viên khác, vì họ sẽ phải nói chuyện với các nhân viên, các nhà môi giới, và các bên liên quan về việc di chuyển.
Bạn cũng nên chia sẻ ngân sách dành cho việc di chuyển với đội di chuyển để họ nhận thức được nhằm sử dụng tiết kiệm, hiệu quả và tránh phát sinh thêm. Bạn cũng phải thường xuyên giám sát, chỉ đạo, động viên nhân lực để công việc thực hiện đúng hướng.
Bạn có thể sử dụng vai trò hiện có trong công ty để xây dựng đội di chuyển, chỉ định người quản lý đội di chuyển.
 
6.   Xác định hàng tồn kho hiện tại của bạn
Bạn nên kiểm kê và biết chính xác có bao nhiêu hàng hóa có trong công ty của bạn. Xác định những vật phẩm không còn giá trị sử dụng. Lập danh sách các hàng hóa được chuyển đi, các hàng hóa thanh lý phế liệu...
Lưu giữ hồ sơ chính xác về hàng tồn kho của bạn. Đi qua từng bộ phận hoặc diện tích văn phòng và xác định các mục đó sẽ được di chuyển và vật phẩm sẽ không được di chuyển. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang di chuyển tập tin khách hàng và tài liệu nhưng bạn không muốn thất lạc bất kỳ tập tin quan trọng trong quá trình di chuyển. Bạn có thể muốn photocopy tài liệu quan trọng và lưu trữ các bản sao để không bị lạc trong di chuyển.

7.   Lập chi tiết thời gian cho việc di chuyển 
Phác thảo kế hoạch chi tiết cho việc di chuyển sau khi tham vấn với các đội di chuyển. Nếu bạn đang có kế hoạch sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp, bạn nên liên hệ với họ càng sớm càng tốt. Đề xuất một thời gian và ngày cho việc di chuyển và giám sát chặt chẽ giờ giấc di chuyển.
Bạn nên thuê công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp ít nhất 1 tháng trước ngày di chuyển theo kế hoạch. Điều này sẽ cung cấp cho bạn đủ thời gian để chuẩn bị.
Bạn cũng nên xác định việc đóng gói tất cả mọi thứ trong văn phòng là do công ty chuyên nghiệp hay các nhân viên của bạn sẽ thực hiện. Việc này có thể giúp bạn tiết kiệm một chút ngân sách cũng như tạo không khí trách nhiệm của nhân viên trong công ty.
Phân chia không gian làm việc ở nơi mới từ sớm để giúp công tác bố trí trang thiết bị được thuận lợi, cũng như dễ dàng trong làm việc của nhân viên. (Ví dụ đặt bộ phận CNTT bên cạnh phòng máy chủ vì họ cần truy cập vào phòng này nhiều hơn bất kỳ bộ phận khác). Cũng có thể thay đổi không gian làm việc mới. Ví dụ chuyển sang mở sàn  làm việc lớn thay vì phòng nhỏ để thúc đẩy hơn nữa giao tiếp và thảo luận giữa nhân viên.

8.   Tổ chức di dời văn phòng
Trong quá trình di chuyển công ty (văn phòng) có thể sẽ không hoạt động trong một vài ngày. Tuy nhiên, bạn nên cố gắng xây dựng kế hoạch di chuyển trong khoảng thời gian “thấp điểm” trong hoạt động kinh doanh của bạn. Có thể là vào tháng Giêng, vì công việc thường chậm lại trong dịp lễ tết, hoặc trong mùa hè khi công việc ít hơn.
Thảo luận về các quy trình, quy định với các công ty di chuyển. Mỗi công ty di chuyển sẽ có cách làm riêng của họ để chuyển văn phòng. Bạn thảo luận công việc cần phải được thực hiện theo kế hoạch và mong muốn của mình để việc di chuyển thực hiện một cách mượt mà nhất.
Các công ty di chuyển có thể yêu cầu nhân viên dọn phòng nhỏ hoặc các khu vực riêng của họ trong hộp đóng gói và rút phích cắm điện tử của họ. Bạn nên hướng dẫn, quy định thế nào để công tác đóng gói an toàn với thiết bị, vật dụng và cả nhân viên của bạn.
Bạn cũng nên thảo luận xem cần phải vứt bỏ, thanh lý phế liệu các vật phẩm không được di chuyển đến vị trí mới, hoặc thuê công ty di chuyển làm điều này cho bạn.
Ưu tiên các bộ phận Công nghệ thông tin (CNTT). Đối với hầu hết các công ty, bộ phận CNTT đóng vai trò cần thiết để hoạt động. Nên sắp xếp cho bộ phận CNTT để di chuyển vào không gian mới trước để bộ phận này được lắp đặt thiết bị đầu tiên trong không gian mới. Điều này đảm bảo cho công ty có thể hoạt động ngay sau khi di chuyển. Bạn cũng làm việc với bộ phận IT để tìm hướng nâng cấp các thiết bị trước khi di chuyển đến nơi mới. Điều này sẽ đảm bảo các bộ phận này được lắp đặt trang bị, thiết bị, cập nhật và hoạt động hiệu quả trong không gian mới.
Thiết lập bộ phận quan trọng đầu tiên. Bạn nên ưu tiên cho đơn vị chủ chốt để họ được chuyển vào văn phòng mới đầu tiên và có thể hoạt động lập tức. Ưu tiên bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phận sản xuất, an ninh, nhân sự, kế toán... Tập trung vào các bộ phận quan trọng đầu tiên và chuyển đi trước các phòng ban khác (những phòng ban có thể làm việc từ xa hoặc không yêu cầu gấp gáp về thời gian).
Mua bảo hiểm cho hàng hóa di chuyển. Thông báo với công ty bảo hiểm bạn về việc chuyển. Bạn sẽ phải cung cấp một danh sách chính xác về số lượng hàng hóa chuyển đi và ước tính giá trị của các mặt hàng được di chuyển.

Bố trí một đội vệ sinh làm sạch văn phòng cũ. Bạn nên rời khỏi địa điểm cũ sạch sẽ như trước đây. Điều này góp phần nâng tầm văn hóa doanh nghiệp của bạn.